Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Itandec AB (“vi”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i tjänsten Bonia (bonia.se / app.bonia.se), om inte annat avtalats skriftligen med er organisation.

Kontakt: info@bonia.se.

2. Vilka vi behandlar uppgifter om

Vi behandlar uppgifter om användare som får inloggning till en kundorganisation (typiskt styrelseledamöter eller administratörer) samt, i den mån de förekommer i uppladdade eller importerade dokument eller frågetexter, uppgifter om medlemmar och andra tredje parter.

3. Kategorier av personuppgifter

Beroende på hur tjänsten används kan vi behandla:

• Konto: namn, e-postadress, autentiseringsuppgifter (via vår inloggningsleverantör).
• Organisationsuppgifter: föreningsnamn och eventuellt organisationsnummer.
• Innehåll ni laddar upp eller importerar: dokumentfiler och utdragen text (kan innehålla personuppgifter).
• Externa dokumentkällor (valfritt): om ni ansluter Google Drive sparar vi krypterade OAuth-tokens, kontots e-post/etikett och metadata om valda filer; innehållet i filer ni importerar kopieras till er kunskapsbas.
• Inkorg (valfritt): om ni aktiverar e-postintag sparar vi vidarebefordrade meddelanden (avsändare, mottagare, ämne, text/HTML och bilagemetadata) kopplade till er unika Bonia-adress.
• Frågor och svar: frågetext, bilagetext, genererade utkast och källhänvisningar.
• Tekniska loggar: IP-adress och liknande uppgifter som behövs för säkerhet och drift (via hostingleverantör).

4. Ändamål och laglig grund

Vi behandlar uppgifter för att:

• Tillhandahålla tjänsten (avtal / berättigat intresse för er organisations användning).
• Autentisera användare och skydda konton (berättigat intresse / avtal).
• Ge beslutsstöd utifrån er kunskapsbas (avtal / berättigat intresse).
• På er begäran hämta dokument ni väljer från Google Drive in i kunskapsbasen (avtal / berättigat intresse).
• Ta emot och lagra e-post ni vidarebefordrar till er Bonia-inkorgsadress (avtal / berättigat intresse).
• Uppfylla rättsliga skyldigheter när sådana gäller.
• Hantera support och offboarding (export/radering) på begäran.

5. Underbiträden och automatiserad bearbetning

Dokument och frågor lagras i vår databas hos vår hostingleverantör. För sökning, klassificering och svar skickar vi begränsade textutdrag till en eller flera av de språkbehandlingsleverantörer som anges nedan (API). Vi kan byta mellan dem utan att ändra tjänstens syfte. Vi maskerar typiska personuppgifter (t.ex. e-post, telefon, organisationsnummer) innan text lämnar vår miljö, där det är praktiskt möjligt.

Språkbehandlingsleverantören kan behålla API-loggar en begränsad tid för missbrukskontroll (normalt cirka 30 dagar) tills zero retention är aktiverat. API-data används inte till att träna modeller under gällande API-villkor. (Tillåtna leverantörer: OpenAI, Anthropic, Google.)

Om ni aktiverar Google Drive-import behandlar Google (via Google Drive API och OAuth) de uppgifter som behövs för anslutning och hämtning. Vi begär läsåtkomst till er Google Drive så att vi kan lista och kopiera filer från mappar ni väljer i tjänsten. Vi skriver inte tillbaka till er Drive. Användningen följer Googles villkor för API-tjänster, inklusive Google API Services User Data Policy.

Om ni aktiverar Inkorg behandlar Resend inkommande e-post (webhook) för meddelanden som skickas eller vidarebefordras till er unika Bonia-adress, och — när utgående e-post är aktiverat — utgående svar som styrelsen uttryckligen godkänner och skickar från inkorgen. Vi lagrar meddelandeinnehåll och utskicksmetadata (vem/när/till) hos oss för inkorgsfunktionen. Inga svar skickas automatiskt.

Mottagare/underbiträden i driften inkluderar: Supabase (databas och autentisering), Vercel (applikationshosting), OpenAI (språkbehandling), Anthropic (språkbehandling), Google (språkbehandling (Gemini m.fl.)), Google Drive (OAuth och Drive API vid valfri dokumentimport (krypterade tokens och valda filer)), Resend (inkommande e-post (inbound) och utgående svar från Inkorg när aktiverat). Ytterligare varumärken eller integrationsroller läggs till i listan när vi börjar använda dem.

6. Lagringstid

Uppgifter knutna till en kundorganisation lagras så länge organisationen är aktiv kund, om ni inte begär tidigare radering eller annat avtalats.

Importerade dokument behandlas som övriga kunskapsbasdokument. OAuth-tokens och kopplingar till externa källor tas bort när ni kopplar från tjänsten eller vid offboarding.

Inkorgsmeddelanden tas bort tillsammans med kundens övriga appdata vid offboarding, eller tidigare om ni begär det.

Vid offboarding kan vi exportera och därefter radera kundens appdata och kopplade inloggningar enligt vår raderingsrutin. Uppgifter som redan skickats till en språkbehandlingsleverantör kan kvarstå hos dem enligt deras retention tills zero retention gäller.

7. Era rättigheter

Ni har, under tillämplig dataskyddslagstiftning, rätt till bland annat tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och invändning mot viss behandling, samt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakta oss på info@bonia.se för att utöva rättigheter. Begäranden som rör en förenings data hanteras via den organisation som är kund hos oss.

8. Cookies

Vi använder nödvändiga cookies för inloggning och drift. Se vår cookiepolicy för detaljer. Valfria analyscookies används inte för närvarande.

9. Ändringar

Denna policy har version 1.4 och uppdaterades 2026-09-27. Väsentliga ändringar publiceras på denna sida med nytt versionsnummer och datum.